Drei kleine Schritte mit großer Wirkung für mehr Qualität.

Manche Chefs denken, dass es doch klar ist, wie die Arbeit zu tun ist. Nämlich genau so, wie sie es tun. Und manche Chefs denken, dass es darum geht, einzig und allein Dinge schnell und routiniert abzuarbeiten. Achtung – hier droht auf Dauer Gefahr: Wenn die Arbeit so eng getaktet ist, dass keine Zeit bleibt zum Vordenken, Planen und Nachdenken, dann gibt es keine Weiterentwicklung der möglichen Lösungen und Arbeitsweisen. Vielleicht hätte es noch eine andere, bessere Möglichkeit für eine höhere Qualität der Arbeit gegeben?

Lieber Chef, bedenke: Nachdenken hilft!

… und zwar vor dem Beginn einer Arbeit, nach Beendigung, manchmal alleine und auch miteinander. Also, wenn Sie möchten, dass Sie weiterhin zu den Besten Ihres Fachs gehören, dann bedenken Sie, dass zu jeder zu erledigenden Aufgabe drei altbekannte Schritte gehören:

  1. Vorbereiten
  2. Ausführen
  3. Manöverkritik

Im Arbeitsalltag wird leider meistens nur die Ausführungsphase beachtet, denn diese gilt als “produktiv”. Doch kluge Führungskräfte wissen: Die vermeintlich unproduktiven Zeiten der Vor- und Nachbereitung machen Produktivität erst möglich, aber nur wenn man alle drei Phasen gezielt steuert. Darum empfehle ich Ihnen:

Schritt 1: Die Schnell-Analyse

Wie sieht die Verteilung bei Ihnen aus? Gewichten Sie prozentual, wie viel Aufmerksamkeit und Zeit Sie für Vorbereitung – Ausführung – Manöverkritik bisher Ihren Mitarbeitern einräumen:

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Meiner Erfahrung nach gibt es eine kleine Prozentzahl bei der Vorbereitung und eine noch kleinere beim Stichwort Auswertung und Manöverkritik. Wenn Sie unkompliziert in diesem Bereich etwas ändern wollen, dann ist mein Tipp:

Schritt 2: Das Auffälligkeiten-Heft

Am aussagekräftigsten ist die Manöverkritik, die automatisch die Vorbereitung und Ausführung beeinflusst. Darum ist eine gute Sofort-Maßnahme das Auffälligkeiten-Heft:

  • Verteilen Sie ein kleines Heft in einheitlicher, auffälliger Farbe an jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter.
  • Sie laden Ihre Mitarbeitenden ein, alles zu notieren, was ihnen auffällt in Planung und Durchführung, am besten mit Datum oder Kundennamen. Eine Anmerkung am Rande: Jeder wird gerne nach seiner Einschätzung und seinen Ideen gefragt. Und die Leute „an der Front“ wissen am besten Bescheid, was wichtig ist, sich störend auswirkt und meist wie es besser gehen könnte.Außerdem sollen Ihre Mitarbeiter Verbesserungsideen notieren, wenn diese ihnen einfallen. – Das muss aber nicht sein. Auf jeden Fall muss den Mitarbeitenden klar werden, dass sie alle Auffälligkeiten zur Sprache bringen sollen, auch wenn sie keine Lösung parat haben.
  • Wichtig ist bei den Notizen: Bitte keine Stichworte, denn nach 14 Tagen wissen die wenigsten, was sich hinter diesem Wort verbirgt, aber aussagekräftige Halbsätze reichen!

 Schritt 3: Die Auswertung

  • Einer aus dem Team sammelt und das müssen Sie nicht als Führungskraft sein. Sie überlegen (gemeinsam), in welchem Intervall eine Auswertung sinnvoll ist.
  • Sie wählen aus, was im Team und was im Vier-Augen-Gespräch ausgewertet wird. Ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie oder die anderen Teammitglieder Ideen und Notizen abwerten, wird keiner mehr etwas Wesentliches notieren. Also erstmal sammeln und dann nach Priorität bearbeiten.
  • Beraumen Sie regelmäßige Verbesserungsbesprechungen an, wo zentrale Themen besprochen werden: Was? Wer? Bis wann? – oder offene Ideenbrainstormings. Die Ergebnisse kurz und knackig, auch gerne in Tabellenformat und handschriftlich festhalten.

flickr_uwe-niederberger_schritteWenn Sie in diese Schritte Zeit investieren und konstruktiv miteinander arbeiten, ist es wertvolle Zeit, die Ihre Arbeitsqualität verbessert und für die Weiterentwicklung Ihrer Firma sorgt. Auf diese Art läuft der kontinuierliche Verbesserungsprozess in Ihrem Team buchstäblich wie nebenbei. Und Sie haben Ihre Leute mit im Boot, wenn es um die Weiterentwicklung Ihrer Arbeit geht.

Motivierende Grüße aus Wuppertal,
Ihre Lioba Heinzler

(Bildquelle: «Schritte» by Uwe Niederberger via flickr (CC BY 2.0) – keine Bildbearbeitung | no changes made.)