Jahresplanung muss sein! Nur wann ist der beste Zeitpunkt?
Es ist ein paar Jahren her, dass ich im September bei einer Kollegin las, dass sie Jahresplanung für das kommende Jahr schon in Angriff genommen hätte. Ich weiß noch genau, dass mich dieser Gedanke beeindruckte, sich so früh auf das neue Jahr auszurichten. Deshalb erschien damals auf meiner to-do-Liste den Herbst hindurch immer wieder das Stichwort „Jahresplanung machen“. Doch die in meinem Business arbeitsintensiven Wochen zwischen Herbstferien und Mitte Dezember haben dafür keinen Raum gelassen. Und so beschloss ich Mitte Dezember, dass ich es wie in den vergangenen Jahren mache.
„the same procedure as every year“ – was das für mich bei der Jahresplanung bedeutet:
1️⃣Ich lasse dem Monat Dezember, der durch Jahresendgeschäft und dem Abschließen von Projekten, den – wenn auch einfachen Vorbereitungen auf Weihnachten – seinen Lauf. Dieser Monat ist einfach verrückt, denn es letztlich ist es ein halber Monat mit doppelter Arbeitsmenge. Also erst mal diesen Teil abschließen!
2️⃣Dann genieße ich die Weihnachtstage mit Familie und Freunden. Ganz analog, ohne Arbeit, E-Mails und Online-Welt.
3️⃣Danach ist Zeit, um mich zwischen den Jahren und zu Beginn des neuen Jahres, für das neue Jahr aufzustellen.
Wenn Du lieber die Podcastfolgen zum Thema hören willst:
Ich weiß nicht, wie Du Dich für das neue Geschäftsjahr sortierst. Für mich hat sich dieses Vorgehen bewährt:
Jahresplanung erstellen – meine bewährten 4 Etappen
1. Rückblick halten: Bilanz und Resümee ziehen
Bei diesem ersten Schritt geht es mir darum, mich nochmals intensiv und ausgiebig mit dem vergangenen Jahr mit all seinen Facetten zu beschäftigen. Konkret hinzusehen, auf das, was gelungen war und auch dem, was mir nicht gelungen ist.
Dafür habe ich Leitfragen, die mich dabei unterstützen. Und ich denke schriftlich, das heißt, dass ich mir meine Gedanken dazu aufschreibe. Das hilft mir, meine Gedanken konkreter zu formulieren. Ich verabschiede mich dadurch ganz bewusst von dem, was sich für mich überholt hat: von Dingen, Themen und Menschen. Und ich nehme bewusst mit, was gut war, sich bewährt hat und mein Leben bereichert.
2. Entscheiden, was für mich die Qualität der Jahresziele ausmacht
Die Jahresplanung in den größeren Unternehmen sind Zahlen getrieben. Es gibt detaillierte Hochrechnungen, was in welchem Bereich reduziert, gespart oder zusätzlich erwirtschaftet werden muss. Es geht also in erster Linie um Quantität. Doch dies ist nur die halbe Wahrheit. Ein Geschäftsjahr ist immer auch ein Lebensjahr und die Frage ist neben dem Volumen von Umsatz und Gewinn, die Frage nach der Qualität dieses Jahres. Und die Maßeinheit der Qualität meiner Lebenszeit macht sich an meinen Gefühlen fest. Die Frage ist also: Mit welchem vorherrschenden Gefühl will ich durch dieses Jahr gehen?
Es könnte sein, dass Du dies nun „spucky“ oder „crazy“ findest, dass ich mich für meine Gefühle entscheide. Vielleicht denkst Du, dass diese doch einfach da sind. Meine Antwort: Ja und Nein. Denn Du hast verschiedene Möglichkeiten auf die „Grundmelodie Deines Lebens“ Einfluss zu nehmen. Doch dies ist ein anderes Thema. Wenn es für Dich interessant ist, sprich mich einfach an.
3. Ausrichtung auf das Neue: Mein Visionboard und meine Ziele
Mein dritter und vierter Schritt ist nun, mich nochmals intensiv mit meinem Lebensskript auseinanderzusetzen und mein Visionboard für das Jahr zu gestalten. Daraus leite ich meine kraftvollen Ziele ab und formuliere diese. Dabei ähneln meine Jahresziele eher einer Zielscheibe. Meine Absicht ist nicht die punktgenaue Landung, sondern eine klare Ausrichtung. Damit baue ich in meine Planung den nötigen Freiraum ein, der bei der Schnelligkeit heute nötig ist.
4. Die Detailplanung
Nun geht es an die WIRKLICHE, detaillierte Jahresplanung. Ich plane anhand des Jahreskalenders, wann ich PAUSEN mache: verlängerte Wochenenden und Urlaub. Und wann ich meine größeren Aktionen übers Jahr terminiere. Und ich reserviere mir Zeiten für die Quartalsbilanz und -planung. Ganz leicht kann ich nun überschaubare Ziele und Aktionen für das erste Quartal ableiten, die schon sehr realistisch sind.
Was ich inzwischen zu allen Zielen formuliere, sind meine „Warums“, also die Gründe, wieso ich dieses Ziel erreichen will. Das macht die Ziele konkret und verleiht ihnen Power. Auch diese Überlegungen halte ich schriftlich fest.
Jetzt ist klar, was zu tun ist.
Und zwar die wöchentlichen und täglichen to dos, die überschaubaren Schritte, die nötig sind, um mein großes Ganzes zu erreichen. Natürlich gibt es bei diesen täglichen Aufgaben dann wieder neue Herausforderungen … und der Teufel steckt gerne im Detail 😉 Doch dazu mehr ein anderes Mal.
Wie machst Du denn Deine Jahresplanung? Ich freue mich auf Deine Beschreibung im Kommentarfeld.
Wenn Sie gerne Unterstützung für Ihre Jahresplanung haben möchten, gibt es einen Strategietag für Selbstständige mit dem Titel „Jahresplanung mit Fokus“. Zum Einen in einer kleinen Gruppe und immer auch in der individuellen Variante. Schicken Sie mir eine kurze E-Mail. Ich melde mich bei Ihnen.
Jahresplanung – Vorlage funktioniert für jede Zeit des Jahres
Natürlich kannst Du Dich auch zu jedem anderen Zeitpunkt im Jahr zurückziehen und nach dieser Jahresplanung Vorlage vorgehen. Im Bildungsbereich ist die Planung von Sommerferien zu Sommerferien die übliche Zeiteinheit. Firmen, deren Geschäftsjahr nicht mit dem Wechsel des Kalenderjahres zusammenfällt, planen auch in anderen Einheiten.
Wichtig ist nur, dass Du Dir regelmäßig dafür Zeit nimmst. Ich habe viele Kund*innen, die ich bei ihrer Businessklausur unterstütze, den roten Faden nicht aus dem Blick zu verlieren oder die Blinden Flecken im Blick zu behalten oder den Führungskreis der Firma bei einer Klausurtagung jährlich bei dieser Fragestellung unterstütze. Es ist auf jeden Fall hilfreich, aus dem Tagesgeschäft raus zu gehen und mit dem Blick eines Adlers auf das alltägliche Getümmel zu blicken.
Es hat sich bewährt, bei allen Konstellationen nach dieser Jahresplanung Vorlage zu arbeiten:
1️⃣Blick zurück – das Resümee über das vergangene Jahr
2️⃣Die Qualität in einem eigenen Punkt besprechen. Diese Qualität heißt in der Zusammenarbeit von Teams Führungs- und Unternehmenskultur. Es ist das, was sich nicht messen lässt und von entscheidender Bedeutung in einer Firma ist.
3️⃣Was ist unser Leitstern? Was sind Mission und Vision? Gibt es (eine gemeinsame) Klarheit darüber und sind Jahresziele eingebunden oder isolierte Fragmente?
4️⃣Eine realistische Planung ist wichtig, um die Kräfte zu bündeln. Dazu gehören auch die Fragen nach der Technik und den Tools, die passen müssen. Aber erst hier stellt sich die Frage nach den technischen Spielereien. Viele haben die beste Technik ausgewählt und dann keine Zeit mehr für die Inhalte. Besser mit Stift und Papier, Flipchart und Moderationskarten die Inhalte klären und mit Fotoprotokoll festhalten. Dies sind immer noch gute Lösungen.
Eine Agile Jahresplanung braucht die Quartalsplanung
Eine flexible Jahresplanung braucht jedoch immer auch eine konsequente Quartalsplanung. Und damit das System auch wirklich funktioniert, rechne ich mit 10 Wochen-Einheiten. Das heißt, wenn die ersten 10 Wochen des Jahres um sind, beschäftige ich mich mit meinem Team mit unserem Review und der Neuplanung des nächsten Quartals.
Ich habe dazu einen BusinessLunch gestaltet und mein Team daraus eine Podcastfolge. Damit nehme Dich hinter die Kulissen meines Business mit und stelle Dir mein Planungs- und Arbeitssystems vor und plaudere aus dem Nähkästchen 😉
Ich gehe den Fragen nach:
- Wie geht die Planung in der VUKA-Welt?
- Warum die Jahresplanung alleine nicht reicht
- Was genau meint agile Jahresplanung & die detaillierte Quartalsplanung
- Welche Ziele hast Du? A, B oder ambitionierte C-Ziele
- Was sind die wichtigsten Tools für die Quartalsplanung?
So gehe ich ganz konkret vor:
1️⃣ Schritt – Rückblick, Review, Reflexion, Bilanz ziehen
- Was ist gelungen, was nicht?
- Warum ist es gelungen?
- Was ist der Grund, dass es nicht gelungen ist?
- Was habe ich gelernt?
👉 Bitte: Sachlich ohne Abwertung oder Abschieben der Verantwortung.
2️⃣Schritt – Das nächste Quartal planen:
- Feste Termine, Zusagen & Urlaub zuerst eintragen
- Aufgaben notieren für die Themen, die anstehen
- Unterscheide zwischen Ideen und Aufgaben
- Plane realistisch! Denke daran: Nur 60% der Arbeitszeit verplanen.
- Plane mit 10 Wochen pro Quartal
- Notiere Dir die Termine für die nächste Quartalsauswertung und -planung fix.
5 Jahresplanung oder Deine Vision gibt die Richtung vor
Eine große Vision mit ambitionierten Ziele zu haben, ist das eine. Diese zu erreichen und real werden zu lassen ist das andere… Dafür brauchst Du den Elan, viele kleine, machbare Aufgaben Tag für Tag umzusetzen, die am Ende das große Ganze ermöglichen.
Ich nutze dafür eine flexible Jahresplanung und werde nicht müde zu wiederholen:
Ich erlebe immer wieder, dass es bei der Jahresplanung nur um die Quantität, die Zahlen, Daten und Fakten, geht. Dabei ist die Qualität ein entscheidender Erfolgsfaktor
Du brauchst Deine glasklare Vision, die für Dich greifbar und lebendig ist. Das ist das erste, was Du brauchst, wenn Du Dein BusinessLeben nach Deinen Regeln spielen willst. Es ist Dein Leitstern, wo Du hin möchtest. Eine Vision ist eine ganze Nummer größer als ein Ziel. Und trotzdem ist es keine Utopie oder Fantasie.
Das BWL Fachbuch sagt, dass eine Vision auf drei bis fünf Jahre angelegt ist. Die Frage ist also: wo willst Du in 3 bis 5 Jahren stehen? Es gilt nun wirklich erst mal ein bisschen zu träumen und zu gucken, was Du Dir vorstellst. Ja, wie wäre Dein Leben und Dein Business, wenn es so ganz wunderbar wäre, mit allen Facetten, die dazugehören? Wenn die üblichen Bedingungen eben nicht so prägend wären. Hier geht es auch erst mal gar nicht um die Frage: Wie geht das? Das kommt später. Sondern zuerst steht die Frage im Raum: Wie will ich es haben? Was stelle ich mir vor? Darüber Klarheit zu haben, ist ganz entscheidend.
Es geht zum einen um den Punkt, dass Du Klarheit gewinnst über Deine Vorstellung. Das, was Du an Ideen, an Kreativität im Kopf hast. Aber auch um Deine Einstellung, also eher Dein Herzblut, Dein Bauchgefühl, das, was wirklich zu Dir passt.
Bist Du nur im Kopf, dann ist es ein Hirngespinst. Es ist nicht geerdet in Dir und diese Vision entfaltet keine Kraft und funktioniert nicht. Umgekehrt, geht es nur um Dein Herz Business und es fehlt der Kopf dabei, auch dann ist es nicht auf Dauer tragfähig.
Es braucht beides: Köpfchen und Herz. Es braucht Deine Werte, Dein Herzblut, Deine Mission. Was ist das, was Du wirklich in die Welt bringen willst, wofür Du lebst? Und auch wenn Du Produkte hast, also etwas anfassbares, was Du verkaufst, steht dahinter immer etwas anderes, was Du in die Welt bringen willst. Es kann sein, dass Dir das im Moment vielleicht gar nicht so klar ist. Darum braucht es eine Anleitung, wie Du Dir auf die Schliche kommst 😉
Ganz häufig merke ich bei meinen Kundinnen und Kunden, dass sie dieses groß träumen, die einfache Frage: Wie willst Du es denn gerne genau haben? Etwas ist, was ihnen ganz fremd und ungewohnt ist. Dabei gilt: Wer nicht sagt, was er will, bekommt selten, was er sich wünscht. Deshalb ist es so wichtig, sich genau klar zu werden, was die ureigenste Vision, meine 5 Jahresplanung ist. Und dann in einem nächsten Schritt zu überlegen, welche Strategie zu mir passt und ich verfolge.
Dafür ist es wichtig „in Geschäftsmodellen zu denken“. Auch wenn es gerade für Dienstleister ungewohnt ist, ihr Business in Produkten und Produktlinien zu denken, ist es dennoch sinnvoll. Anschließend an die Frage nach den Produkten, geht es weiter mit den strategischen Entscheidungen für Marketing und Vertrieb. Von dort aus entwickeln sich die Ziele und wird der Maßnahmenplan erstellt.
Wenn Du für Dich bereits Deine Vision oder eine 5 Jahresplanung erstellt hast, dann ist es leichter, die jährliche Jahresplanung zu erstellen. Meine Empfehlung an Dich ist, dass Du Dir Zeit nimmst, Dir prinzipielle Gedanken über Dich und Dein Business zu machen. Nicht, dass Du ein Leben lebst, das nicht zu Dir und Deiner Intension passt. Wäre schade drum.
Wenn Du Unterstützung brauchst, dann melde Dich bei mir unter info (at) liobaheinzler.de oder komm zu einem meiner nächsten Jahresplanungsworkshops. Ich freue mich auf Dich.
Fotorechte: depositphoto.com | @ Melpomene
Artikel vom 6. Dezember 2016, Überarbeitung am 10. Dezember 2020 und 10. Januar 2024
