Rückzug mit einer Klausurtagung

Politische Parteien machen es. Und auch in Chefetagen großer Unternehmen, bei kleinen Unternehmen und Organisationen oder gar in einzelnen Teams wird es immer selbstverständlicher: Klausurtagung – damit die Arbeit neu justiert wird. Einfach mal raus aus dem Büro, raus aus dem ganzen Alltagstrubel. Sich zurückziehen ein- oder zweimal im Jahr zu einem gemeinsamen Workshop für einem Tag oder länger. Mit den Menschen, mit denen ich für das Arbeitsergebnis verantwortlich bin und mit denen ich die Zukunft des Unternehmens gestalte. Doch eine Klausurtagung planen – den Ablauf sowie die Themen und die Methoden  – brauchen einen zeitlichen Vorlauf. Damit das Ergebnis für das Team auch optimal ist.

Klausurtagung – Abstand zum Alltagsgeschäft

Sinn einer Klausurtagung ist, sich in Ruhe überlegen, was gut und was weniger gut lief in der vergangenen Zeit. Manchmal jeder für sich alleine und auch wieder gemeinsam. Miteinander die Beobachtungen im Unternehmen und auf dem Markt abgleichen. Diese bewerten und neue Ideen spinnen, um dann als Unternehmen angemessen auf die Veränderungen und Anforderungen zu reagieren. Die Qualität des Reflektierens und Vordenkens ist bei einer solchen Veranstaltung eine andere als bei den Meetings des Tagesgeschäfts. Der Abstand zum Alltag bringt neue Einblicke. Die anderen äußeren Bedingungen bewirken die Veränderung des Blickwinkels. Manchmal entstehen kreative Lösungen und innovative Ansätze. Und manchmal reift die Erkenntnis, dass die Strukturen und Abläufe nicht mehr nützlich sind. Gerade wenn eine umfassende Veränderung wie die Unternehmensnachfolge ansteht, ist eine Klausurtagung eine prima Möglichkeit, das Führungsteam in den Changeprozess mitzunehmen:

• Sich in Ruhe zusammenzusetzen, die Befürchtungen und Erwartungen miteinander zu erörtern.
• Sich gemeinsam zu überlegen, wie die Belegschaft vorbereitet und mitgenommen wird
• Lösungen erarbeiten, die von allen mitgetragen werden.

Wenn Du lieber die Podcastfolge zur Klausurtagung hören willst:

Klausurtagung – Perspektivwechsel fürs Team

Inzwischen stehen fast alle Führungskräfte und Mitarbeitende täglich vor der Herausforderung, wie sie in der wenigen Zeit all die Arbeit schaffen sollen. Es ist einfach zu Vieles, was bei der Arbeit unsere Aufmerksamkeit fordert:

• die Vielzahl der alten und neuen Kommunikationswege mit ihren ständigen Unterbrechungen,
• die U-Boot-Projekte, die aus dem Nichts auftauchen und umgehend erledigt werden müssen,
• die Schnelligkeit, mit der Entscheidungen getroffen und Arbeiten erledigt werden müssen,

lassen keine Zeit zum Nachdenken. Der fokussierte Blick auf die to-do-Liste hält uns im Hamsterrad und hindert uns beim Nach- und Querdenken. Doch soll unsere Arbeit auf Dauer die Qualität halte oder gar steigern, brauchen wir auch das: Zeit, die Perspektive zu wechseln, um gewohntes in Frage zu stellen und um neue Ideen zu entwickeln. Vergangene Woche begleitete ich erneut die jährlich stattfindende 3-tägige Klausurtagung der Verantwortlichen einer traditionsreichen Organisation. In den vergangenen Jahren lag der Schwerpunkt eher auf internen Themen der Restrukturierung und Neuorganisation. Nun ging es darum, Ideen zu sehen. Und zu erleben, wie Kollegen sich in anderen Regionen den Anforderungen des Marktes stellen. Das gemeinsame Resümee lautete: „Diese Impulse bündeln unsere vielfältigen Aktivitäten und die unsortierten Überlegungen im Vorfeld auf ein gemeinsames, verbindliches Ziel für die nächsten Jahre. Wir haben nun Überblick, wo es hingehen wird. Wir wissen, mit welcher Arbeit wir am sinnvollsten  anfangen. Die Klausurtage waren uns Hilfe, unsere Energien und die Ressourcen auf Zukunft hin effektiver einzusetzen.“

Klausurtagung planen – Themen und Ablauf

Selbstverständlich muss man ein solches intensives Teammeeting professionell planen. Das heißt, dass

• für ein optimales Ergebnis Sie am besten einen externen Moderator, Moderatorin dazu nehmen. Denn diese sorgt dafür, dass Sie im Team in der vorgegebenen Zeit auch wirklich zu einem Ergebnis kommen. Wichtig für die Auswahl ist, dass der Moderator*in einen Prozess moderieren kann und situativ auf die Entwicklung reagiert.
• wenn weitere (externe) Akteure eingebunden sind, benötigt auch dies Absprachen und Abstimmung.
• zuerst der zeitliche Rahmen und der Veranstaltungsort fest vereinbart und gebucht werden. Dies braucht je nach Firma,Team und Urlaubszeiten 2 bis 6 Monate Vorlauf.
• für eine solche Veranstaltung das Ziel und die anstehenden Themen gut geklärt werden. Hier reicht ein Vorlauf von 4 Wochen.
• der detaillierte Ablauf und die Methoden richten sich am Inhalt aus. Folienschlachten sind auf jeden Fall nicht passend 😉 Doch dafür haben Sie einen Fachmann, eine Fachfrau eingekauft, die Ihnen neue Methoden zeigt, die Sie auch für Ihren Meetingalltag übernehmen können.

Für mich ist es selbstverständlich, dass am Ende der vereinbarten Zeit für alle tragfähige Vereinbarungen stehen. Jede und jeder weiß, was die nächsten Schritte sind und auch was jeder zu tun hat, damit das große Ganze gelingt. Diese klar umschriebenen und vereinbarten Arbeitspakete werden die verschiedenartigen Ressourcen im Arbeitsalltag schonen. Unterbrechungen helfen, den Blick auf den Alltag zu schärfen. Um die Qualität der Arbeit zu halten oder zu steigern, sind bewusste Unterbrechungen und auch Klausurtage nötig. Sich im Führungskreis gemeinsam Zeit zu nehmen, um Bilanz zu ziehen und zu bewerten, was gelaufen ist, bringt die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau. Nur dann können sinnvoll die Weichen gestellt werden für die Zukunft. Eine Klausurtagung hilft.

Klausurtagung planen – Inhalt und Methoden

„Der Inhalt bestimmt die Methode.“ Die alte Regel sagt, dass zuerst die Inhalte geklärt sein müssen, bevor es um die passende Methode geht. Ich erlebe oft, dass jemand einen interessanten Arbeitsansatz kennengelernt hat und nun sehr Methoden-verliebt jedes Thema dafür passend macht. Das ist nicht sinnvoll. Deshalb ist der erste Schritt die Klärung des Ziels und der Inhalte und dann die Wahl der passenden Mittel. Es gibt eine bunte Vielfalt an Methoden, die ein gemeinsames Arbeitsergebnis fördern:

• Zukunftswerkstatt
• Open Space und Barcamp
• World Cafe
• Fish Bowl
• Lego Serious Play
• Marktplatz
• Design Thinking
• Zukunftskonferenz

Ich selbst habe Erfahrung mit allen Methoden. Jedoch ist mein Favorit für Unternehmen und Organisationen die Zukunftswerkstatt. In den vergangenen 15 Jahren habe ich zirka 50 Zukunftswerkstätten nach der durch die Zukunftsforscher Robert Jungk, Rüdiger Lutz und Norbert R. Müllert begründeten Methode durchgeführt. In Teams von 5 bis 20 Teilnehmern und ganzen Unternehmen von 150 Mitarbeitenden. Es ist ein sehr strukturierter Moderationsprozess, der sich als Auftakt in ein Veränderungsthema sehr gut anbietet. Die Betroffenen sind von Anfang an Beteiligte und können ihren Beitrag für das Gesamtergebnis leisten. Und für die Arbeit über das eigenen Unternehmen hinaus, ist das Barcamp-Format ein hilfreicher Ansatz. Für die wachsenden Gründern bei meinen Kunden, biete ich in Kooperation mit Christoph Ziegler an.

Fazit:

Und sollten Sie sich als Chef und Entscheider die Frage nach den Kosten für eine solche professionelle Moderation stellen – so stellt sich umgekehrt die Frage:

• Wissen, was es Sie und Ihr Unternehmen kostet, keine Zeit fürs Nachdenken und gemeinsam abgestimmte, fokussierte Vorgehen durch eine Klausurtagung zu planen?

Sie sehen: Eine Klausurtagung ist effizient. Und effektiv. Wenn Sie überlegen eine Klausurtagung mit Ihrem Team durchzuführen, dann schicken Sie mir eine kurze E-Mail an lh(at)liobaheinzler.de mit dem Stichwort „Klausurtagung“. Ich habe als Supervisiorin und Business Coach DGSv in den vergangenen 25 Jahren zirka 300 unterschiedliche Klausurtagungen moderiert. Und eines weiß ich: jede Ausgangslage und jedes Team sind anders und jede Klausurtagung braucht deshalb ein individuelles Konzept. Foto: @ Rawpixel | depositphotos.com