Meike Kranz saß an ihrem Schreibtisch. Draußen schien die Sonne. Vögel zwitscherten vor dem Fenster. Es war ein schöner Tag im Mai. Sie schrieb an einem neuen Blog-Artikel. Plötzlich klingelte das Telefon und riss sie aus ihren Gedanken heraus. Ein typischer Fall! Eine echte Case-Study gefällig?! Meike Kranz berichtet…
Die Nummer kannte ich. Ein Coaching-Kunde von mir. Er ist der Leiter einer Pflegeeinrichtung. Ein paar Monate vorher hat an einem Training von mir teilgenommen für mehr Ordnung im Büro. Im Anschluss haben wir uns drei Mal für ein Einzelcoaching an seinem Arbeitsplatz getroffen. Viele meiner Tipps hat er sehr zeitnah umgesetzt.
Mehr Zeit für eigene Aufgaben
Die Postkästen der Mitarbeiter standen nun nicht mehr im sowieso schon viel zu kleinen Sekretariat, sondern im Flur. Dadurch wird die Sekretärin wesentlich weniger gestört. Die Bürozeiten haben wir reduziert, sodass er als Leiter am Nachmittag, wenn die Sekretärin Feierabend hat, mehr Zeit für seine Aufgaben hat. Statt Papierstapel auf dem Schreibtisch nutzte er nun Hängemappen in seinem Rollcontainer.
Die Zusammenarbeit mit diesem Kunden macht mir besonders viel Spaß. Einfach, weil ich beobachten kann, wie sich die Organisation nach und nach verbessert. Ich nahm also gut gelaunt den Telefonhörer ab.
Er kam gleich auf den Punkt: „Frau Kranz, Sie müssen mir helfen!“ Er klang gestresst und schlecht gelaunt. So kannte ich ihn sonst gar nicht.
Was war passiert?
Was dann folgte, war eine lange Reihe Situationsbeschreibungen, die sich eher wie Klagen anhörten. Seine Stellvertreterin ist länger krank. Eine Teamleiterin ist in die Zentrale gewechselt. Es gab wieder einen Wasserschaden, daher sind nun Handwerker im Haus, die die Leitungen sanieren. Dadurch können einige Räume nicht mehr genutzt werden und es ist laut.
Die Handwerker, der Architekt und sein Hausmeister haben mehrmals täglich Fragen zum Umbau. Er muss viele Entscheidungen treffen. Dann der Fachkräftemangel – die Stellen sind zurzeit nur zu 75% besetzt. Sein Chef aus der Zentrale ruft dreimal am Tag an. Es wird gerade eine neue Software zur Dokumentation der Pflege eingeführt. Die Softwarefirma und die Mitarbeiter haben viele Fragen dazu. Die Abläufe funktionieren noch nicht wieder reibungslos. Und dann noch die vielen Beratungstermine mit den Angehörigen, die gerne ihre zu pflegenden Eltern in seiner Einrichtung unterbringen möchten. Außerdem muss er noch einen Artikel für die Zeitung, die vierteljährlich an die Bewohner und Angehörige verteilt wird, schreiben – und weiß nicht zu welchem Thema.
Er hat es am Ende seines Redeschwalls selbst gut zusammengefasst: „Ich weiß nicht mehr, wo mir der Kopf steht. Um das alles schaffen zu können, komme ich jetzt sogar auch am Wochenende ins Büro.“
Fokussieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben!
Wenige Tage später saß ich in seinem Büro neben ihm am Schreibtisch, denn hier war schnelle Hilfe gefragt.
Er klagte mir erneut sein Leid. Mir war sofort klar, was der Grund dafür ist, dass es ihm so schlecht ging. Ich stellte ihn folgende Frage: „Sie erledigen nur die dringenden Aufgaben, aber sind die auch wichtig?“ Er verstand nicht, wovon ich sprach.
Zur Veranschaulichung habe ich ein Blatt Papier und einen Kugelschreiber zur Hand genommen. Mit ein paar Strichen habe ich die Eisenhower-Matrix aufgezeichnet. Ihm kam die Grafik bekannt vor, denn die hatte ich im Rahmen des Trainings bereits gezeigt.
Der Schlüssel bei der Eisenhower-Matrix ist die Unterscheidung, wie wichtig und wie dringend eine Aufgabe ist.
Unterscheiden Sie zwischen dringend und wichtig
Ich fragte ihn: „Woran machen Sie fest, ob eine Aufgabe dringend oder weniger dringend ist?“ Das ist leicht und die Antwort kam prompt: „An dem Erledigungstermin. Also, wann etwas fertig sein muss.“ Dann kamen wir zu der Frage, woran er erkennt, ob eine Aufgabe wichtig oder weniger wichtig ist. Er verstand erst nicht, was ich damit meinte. Der Termin ist doch wichtig…
Das ist ganz typisch. Vielen Menschen fällt es meiner Erfahrung nach schwer, zwischen wichtig und dringend zu unterscheiden.
Mein Tipp: Sie können die Wichtigkeit von Aufgaben an folgenden Punkten festmachen:
- Ziele: Welche Ziele haben Sie für dieses Jahr mit Ihrem Chef vereinbart?
- Gesetz: Gibt es eine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass diese Aufgabe zu erledigen ist? Welche Konsequenz hätte die Nicht-Einhaltung?
- Kunden: Sind Kunden davon betroffen?
- Mitarbeiter: Sind die Mitarbeiter davon betroffen?
- Kosten: Verdient das Unternehmen auch nur einen Euro mehr, wenn Sie diese Aufgabe erledigen? Spart das Unternehmen auch nur einen Euro ein, wenn Sie diese Aufgabe erledigen?
- Prozess: Wartet ein Kollege oder Dienstleister ganz dringend darauf, dass Sie diese Aufgabe erledigen?
- Qualität: Leidet die Qualität des Produktes / der Dienstleistung, wenn Sie diese Aufgabe nicht erledigen?
Es dauerte nicht lange, dann hatte es bei meinem Gegenüber „Klick“ gemacht. Er verstand nun, was ich damit meinte, dass er nur die dringenden Aufgaben erledigt, sich aber zu wenig auf die wichtigen Aufgaben konzentriert. Die Priorisierung der vielen Themen, Aufgaben und Besprechungen fiel ihm nun leicht.
Und er hat die Änderungen, wie ich es von ihm bereits kannte, sofort umgesetzt.
So geht‘s
Für die Einführung der neuen Software hat er einen Key-User bestimmt, der die Fragen der Mitarbeiter beantwortet und für Rückfragen mit der Softwarefirma zur Verfügung steht. Dadurch wird er entlastet.
Seinen Ansprechpartner bei der Softwarefirma hat er gebeten, einmal pro Woche eine Telefonkonferenz zur Klärung weitergehender Fragen durchzuführen. So werden die Fragen gebündelt bearbeitet und das Telefonat ist weniger zeitaufwändig, als ein persönlicher Besprechungstermin.
Auch seinen Chef hat er gebeten, dass er seine Fragen und Informationen sammelt und sie nur dreimal pro Woche zu einem festgelegten Termin telefonieren.
Mit den Handwerkern, dem Hausmeister und dem Architekten gibt es nachmittags eine Baubesprechung vor Ort. Auch hier werden die Fragen gebündelt geklärt.
Außerdem hat er den Architekten gebeten, Entscheidungen, die er treffen muss, schriftlich aufzubereiten und per Mail einzureichen. So kann er in Ruhe abwägen und fühlt sich nicht überrannt.
Beratungstermine mit Angehörigen werden in den folgenden Wochen von der Sekretärin gar nicht erst vereinbart, weil er am Ende der Gespräche sowieso nur sagen kann, dass die Familie auf die Warteliste kommt und frühestens in einem dreiviertel Jahr einen Platz bekommen kann.
Die Aufgaben der Teamleiterin hat er auf mehrere Personen verteilt und geprüft, welcher er selbst aufgrund seiner Qualifikation und den gesetzlichen Vorgaben selbst übernehmen muss.
Für die Zeitung der Einrichtung schreibt er nur das Vorwort. Einen Bericht über das neue Bewegungsprogramm wird eine Mitarbeiterin schreiben.
Außerdem hat er drei wöchentliche Besprechungen identifiziert, an denen er nicht persönlich teilnehmen muss, sondern ihm das Protokoll ausreicht.
Der Fachkräftemangel ist ein Thema, das ihn schon länger beschäftigt und für das es keine einfache Lösung gibt. Eine Auszubildende im 3. Lehrjahr wird für ein paar Monate bei ihm eingesetzt und kann unterstützen. Zeitarbeitskräfte übernehmen die Urlaubsvertretung im Sommer. Und er bemüht sich verstärkt um die Gewinnung von Fachkräften aus dem europäischen Ausland. Durch die Änderungen in seiner Arbeitsorganisation hat er nun mehr Zeit dafür.
Was können Sie aus diesem Beispiel für sich selbst lernen?
Wenn mal wieder alles drunter und drüber geht und Sie nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht, dann nehmen Sie sich bitte die Zeit und bewerten Ihre Aufgaben nach der Wichtigkeit. Schauen Sie auch, welche Aufgaben Sie delegieren können. Dadurch gewinnen Sie wieder die Kontrolle und lassen sich nicht mehr fremd steuern.
Aber auch wenn es bei Ihnen im Moment nicht so extrem ist, lohnt es sich in regelmäßigen Abständen die anstehenden Aufgaben zu Priorisieren und Pläne zu erstellen. Dann verlieren Sie ihre Ziele nicht aus dem Auge. Ich empfehle Ihnen, zu Beginn eines Monats die kommenden vier Wochen grob zu planen und jeden Freitag die nächste Woche in Gedanken durchzugehen.
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Über die Autorin
Als Expertin für Büroorganisation hilft Meike Kranz von www.123effizientdabei.deMenschen dabei, ihren Arbeitsplatz so effektiv zu organisieren, dass sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Sie hat einfach umsetzbare Strategien für eine bessere Organisation entwickelt, mit denen die Trainingsteilnehmer ihre Produktivität steigern.
Wichtig ist ihr dabei, die Veränderungsprozesse Schritt-für-Schritt zu begleiten und schnell sichtbare Erfolge zu erzielen. Sie hat nicht nur den einzelnen Arbeitsplatz, sondern auch das Team und die Prozesse im Blick.
Kostenlose Tipps gibt sie in ihrem Blog auf: www.123effizientdabei.de und auf ihrem Youtube-Kanal unter www.youtube.com/123effizientdabei
