Manche Chefs und Chefinnen denken, dass es doch klar sei, was die Arbeitsqualität ausmacht: nämlich genau so, wie sie es sich vorstellen. Allerdings sprechen sie oft zu wenig darüber, weil sie davon ausgehen, dass die Mitarbeitenden genau dieselbe Vorstellung haben. Und manche Chefs denken, dass Arbeitsqualität einzig und allein bedeutet, Dinge schnell und routiniert abzuarbeiten. Achtung – hier droht auf Dauer Gefahr: Wenn die Arbeit so eng getaktet ist, dass keine Zeit bleibt zum Vordenken, Planen und Nachdenken, dann gibt es keine Weiterentwicklung der möglichen Lösungen und Arbeitsweisen. Vielleicht hätte es noch eine andere, bessere Möglichkeit für eine höhere Qualität der Arbeit gegeben?
Lieber Chef, liebe Chefin bedenke: Vor- und Nachdenken hilft!
… und zwar vor dem Beginn einer Arbeit, nach Beendigung, manchmal allein und auch miteinander. Also, wenn Du möchtest, dass Du weiterhin zu den Besten Deines Fachs gehörst, dann bedenke, dass zu jeder zu erledigenden Aufgabe drei altbekannte Schritte gehören:
- Vorbereiten
- Ausführen
- Nachdenken oder Manöverkritik
Im Arbeitsalltag wird leider meistens nur die Ausführungsphase beachtet, denn diese gilt als “produktiv”. Doch kluge Führungskräfte wissen: Die vermeintlich unproduktiven Zeiten der Vor- und Nachbereitung machen Produktivität und die Arbeitsqualität erst möglich, aber nur, wenn man alle drei Phasen gezielt einsetzt. Darum empfehle ich:
3 routinierte Steps für die systematische Entwicklung der Arbeitsqualität
Step 1: Die Schnell-Analyse
Wie sieht die Verteilung bei Dir aus? Gewichte prozentual, wie viel Aufmerksamkeit und Zeit Du für Vorbereitung – Ausführung – Manöverkritik bisher Deinen Mitarbeitenden einräumst:
Meiner Erfahrung nach gibt es eine kleine Prozentzahl bei der Vorbereitung und eine noch kleinere beim Stichwort Auswertung und Manöverkritik. Wenn Du unkompliziert in diesem Bereich etwas ändern willst, dann ist mein Tipp:
Stepp 2: Das Auffälligkeiten-Heft
Am aussagekräftigsten ist die Manöverkritik, die automatisch die Vorbereitung und Ausführung beeinflusst. Darum ist eine gute Sofort-Maßnahme das Auffälligkeiten-Heft:
- Verteilen Sie ein kleines Heft in einheitlicher, auffälliger Farbe an jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter.
- Sie laden Ihre Mitarbeitenden ein, alles zu notieren, was ihnen auffällt in Planung und Durchführung, am besten mit Datum oder Kundennamen. Eine Anmerkung am Rande: Jeder wird gerne nach seiner Einschätzung und seinen Ideen gefragt. Und die Leute „an der Front“ wissen am besten Bescheid, was wichtig ist, sich störend auswirkt und meist wie es besser gehen könnte. Außerdem sollen Deine Mitarbeitenden Verbesserungsideen notieren, wenn diese ihnen einfallen. – Das muss aber nicht sein. Auf jeden Fall muss den Mitarbeitenden klar werden, dass sie alle Auffälligkeiten zur Sprache bringen sollen, auch wenn sie keine Lösung parat haben. So bindest Du nah am jeweiligen Arbeitsplatz die Mitarbeitenden als Expert*innen mit ein, die Arbeitsqualität Schritt für Schritt zu verbessern.
- Wichtig ist bei den Notizen: Bitte keine Stichworte, denn nach 14 Tagen wissen die wenigsten, was sich hinter diesem Wort verbirgt, aber aussagekräftige Halbsätze reichen!
Step 3: Die Auswertung
- Einer aus dem Team sammelt die Ergebnisse und das musst nicht Du als Führungskraft sein. Ihr überlegt (gemeinsam), in welchem Intervall eine Auswertung sinnvoll ist.
- Du wählst aus, was im Team und was im Vier-Augen-Gespräch ausgewertet wird. Ein wichtiger Hinweis: Wenn Du oder die anderen Teammitglieder Ideen und Notizen abwerten, wird keiner mehr etwas Wesentliches notieren. Also erstmal sammeln und dann nach Priorität bearbeiten.
- Beraume regelmäßige Besprechungen an, bei denen es um die Verbesserung der zentralen Themen geht: Was? Wer? Bis wann? – oder offene Ideenbrainstormings. Die Ergebnisse kurz und knackig, auch gerne in Tabellenformat und unkompliziert, gerne auch handschriftlich festhalten.
Wenn Du mit Deinem Team in diese Schritte Zeit investierst und ihr konstruktiv miteinander arbeitet, ist dies wertvolle Zeit, die Eure Arbeitsqualität verbessert und für die Weiterentwicklung Deiner Firma sorgt. Auf diese Art läuft der kontinuierliche Verbesserungsprozess in Deinem Team buchstäblich wie nebenbei. Und Du hast Deine Leute mit im Boot, wenn es um die Weiterentwicklung ihrer Arbeit geht.
Die kontinuierliche Entwicklung der Arbeitsqualität schenkt neue Freiheiten
Wenn Du weitere Möglichkeiten suchst, wie Du Deine Firma weiterentwickeln und die Qualität der Arbeit steigern kannst, dann lege ich Dir meinen umfangreichen Blogartikel zur Selbstführung in 3 Schritten ans Herz.
Mit der systematischen Verbesserung in Euren Abläufen und Prozessen kommst Du mit Deinem Team dem produktiven 5 Stunden Business-Tag näher. Wenn dieser Dich interessiert, dann höre rein in die Podcastfolge oder schau Dir meinen kostenfreien Online-Workshop mit Umsetzungs-Handout an.
Überarbeitung des Artikels am 18. April 2022, Originalartikel vom 13. Oktober 2015
