“New Work” auch als Selbständige oder Unternehmerin? Und das Geheimnis von Produktivität für den erfahrenen Unternehmer: Warum Du mit zu viel Arbeit die Zukunft Deines Unternehmens gefährdest. Oder: Wenn Du zu viel arbeitest, hast Du nicht genug nachgedacht und ausprobiert, bis es passt 😉

Die Vorstellungen über Arbeit und Leistung haben sich in den letzten Jahren sehr verändert. Die Gründe sind vielfältig. Da jedoch die nachwachsende Generation einfach zahlenmäßig eine kleinere Gruppe ist und sie gebraucht werden, wird mit vielen Vorstellungen der letzten Jahrzehnte gebrochen. Und diese Kriterien sind auch für die „alten Hasen“ von Vorteil. Denn die Orientierung am Ergebnis vor der Dominanz der Anwesenheit und die Veränderung der Führungs- und Kommunikationskultur sind für alle ein Gewinn. 

Besonders deutlich wird es für mich, wenn ich mit einer Unternehmerfamilie zur Nachfolge arbeite und die beiden Generationen auf Augenhöhe die Bedingungen aushandeln: Ich erlebe immer wieder, dass die Kinder sehr wohl Interesse haben, die Verantwortung für die Firma zu übernehmen. Aber die 60 oder 70 Stundenwoche der Eltern möchten sie nicht.

Vor ein paar Jahren stellten sich vor allem Nachfolgerinnen die Frage, wie es anders gehen kann, damit sie Beruf und Familie gut verbinden. Inzwischen sind es auch Nachfolger, die gerne intensive Zeit mit ihren Kindern verbringen wollen oder ein aufwändiges Hobby wie Musik und Sport pflegen.

Geht das überhaupt, eine Firma mit 5 Stunden am Tag zu führen? Ja, es geht. Allerdings nicht mit den alten Mustern und Gewohnheiten. 

Und wenn Du Dein Unternehmen für die Nachfolge attraktiv machen willst, dann beginne Deinen Arbeitsalltag umzustellen und Dich Tag für Tag entbehrlicher zu machen. Das gelingt am einfachsten mit dem Ziel des 5 Stunden Business-Tages. Warum? Weil es Dich “zwingt” über Selbstverständlichkeiten nachzudenken und die Firma anders zu sortieren. 

4 Tage Woche – Produktivität steigern durch altbekannte „Hacks“

Die Idee der 4 Tage Woche oder des 5 Stunden Business-Tages macht sich die Fokussierung des “3 Tage vor dem Urlaub-Effekts” zunutze bzw. die Parkinsonschen Gesetze, die besagen „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Denn kein Mensch kann hochproduktiv acht oder mehr Stunden am Tag auf Dauer arbeiten. Das professionelle, konzentrierte Arbeiten ist für ein paar Stunden am Tag möglich und eine besondere Zeitqualität. 

Und vorab: Ich bin keine Freundin des Selbstoptimierungswahns, um noch mehr zu schaffen. Sondern ich stehe für ein Unternehmertum, in dem alle Facetten des Lebens ihren Platz finden. 

Leadership mit der 4 Tage Woche oder dem 5 Stunden am Tag ist nicht der neue “heiße Scheiß” für besonders beflissene Selbstoptimierer*innen, sondern ein realistisches Konzept für eine gute Balance aus Familie, Freizeit und Arbeit.

Bei dem Thema “Arbeitsethos” wird sehr greifbar, dass sich Werte und Rahmenbedingungen im Laufe der Jahre verändert haben. Und diese prägen unsere Grundannahmen und unser Lebensgefühl entscheidend. 

Die Generation der Abgebenden, die zur Generation der Babyboomer gehören und in den 1950ziger und  60ziger Jahren geboren wurden, übergeben an Menschen aus der GenY, die die Jahrgänge der 80ziger und 90ziger umfasst. 

Dabei ist mir wichtig zu sagen, dass es nicht um besser oder schlechter geht, sondern um anders. Oder auch: Wo Licht ist, findet sich immer auch Schatten, – in beiden Generationen.  

Was Du für Deine 4 Tage Woche oder den 5 Stunden Business-Tag brauchst, von dem beide Generationen letztlich profitieren, findest Du unter folgenden Überschriften:

1. Deinen eigenen produktiven & effektiven Arbeitsstil zwischen Vision und Fokus
2. Klarheit über Deine nicht delegierbaren Kernaufgaben
3. Zeitgemäße Formen der Team- und Mitarbeiterführung
4. Eine Unternehmenskultur, in der Systeme und Strukturen selbstverständlich und Strategie und Konzepte keine Fremdwörter sind
5. Eine Kultur in der Unternehmerfamilie, die Unternehmen und Familie punktuell getrennt sieht

Das ist sicherlich auf den ersten Blick logisch und auch einfach. Die Umsetzung ist jedoch nicht ganz leicht, weil unsere bisherigen Überzeugungen und unsere Umgebung dagegen stehen. 

Der erste Part Deines 5 Stunden Business-Tages, von dem alles Weitere abhängt: Du entscheidest Dich voll und ganz dafür und bist bereit, ein paar Dinge zu lernen und Dich anders zu organisieren:

4 Tage Woche – Arbeitszeit reduzieren braucht den eigene, effektive Arbeitsstil zwischen Vision und Fokus

Um in meinem Arbeitsalltag eine sinnvolle Entscheidung treffen zu können, ist wichtig zu wissen, wo ich hinwill. Das war schon immer so. 

Dies hat allerdings heute nochmals an Brisanz gewonnen, da es heute mehr Optionen gibt und die Arbeitsweise sich immer mehr örtlich wie zeitlich entgrenzt. 

Deshalb ist eine glasklare Vorstellung, wohin es gehen soll, zentral: zum einen, was die Perspektive von zirka einem Jahr angeht, aber auch darüber hinaus. 

Und dann geht es darum, fokussiert und konzentriert abarbeiten zu können. 

Das gilt für Deine unternehmerischen Ziele, aber auch für die Entscheidung, mit 5 Stunden am Tag das Wichtigste zu erledigen ohne Umsatzeinbußen. 

Es gibt allerdings ein Grundübel heute:

permanente Ablenkungen und Unterbrechungen, selbstgewählt oder fremdbestimmt, machen Dein Vorhaben und die Arbeit zäh und anstrengend. 

Gerade die Erfahrungen des Home-Office in den letzten Jahren, haben vielen gezeigt, dass produktive Arbeit nicht von der Anwesenheit im Büro abhängt. Ganz im Gegenteil: wenn die gewöhnlichen Unterbrechungen wegfallen, geht manche Tätigkeit schneller von der Hand. 

Der wichtigste Hebel, um zufrieden Feierabend machen zu können, weil Du richtig viel geschafft hast, ist: reserviere Dir Deine Premium-Arbeitszeit für die wichtigen Aufgaben. 

Premium-Arbeitszeit ist die Zeit am Tag, an der Du am produktivsten bist: wach und entspannt, mit freiem Kopf. Bei mir liegt diese Zeit am Morgen früh, bei anderen Menschen liegt sie am Nachmittag oder Abend. Es ist die Zeit, wo Du in der halben Zeit das doppelte geschafft kriegst. 

Wenn Du diese Zeit sinnvoll nutzt, musst Du weniger Stunden arbeiten. Wenn Dein Biorhythmus sagt, dass die beste Zeit der Abend ist, dann geht es darum, Deinen Tag so zu organisieren. 

Solltest Du nun empört denken: “Die hat keine Ahnung von meinem Job!” Dann stimmt das sogar. Ja, es braucht je nach Anforderungen und Lebenssituation individuelle Lösungen: Du entdeckst Deine Zeit- und Energieräuber und Deine Ressourcen, die Dich bereits unterstützen. 

Mir hilft dabei meine Entscheidung sehr: Meine Lebenszeit ist das kostbarste, was ich habe. Ich priorisiere, was damit geschieht.  

Die Frage ist also, ob ich am Arbeitsplatz beschäftigt bin oder arbeite und Ergebnisse bringe. 

Viele Methoden des Zeitmanagements funktionierten vor 30 Jahren gut, sind aber heute, aufgrund der Schnelligkeit des Arbeitsalltags nicht mehr hilfreich. Heute ist die Frage nach dem individuellen Energiemanagement viel entscheidender. 

Multitasking ist übrigens Körperverletzung. Und für mich gilt das auch für Frauen, denen diese Fähigkeit zugeschrieben wird. Es funktioniert nicht und kostet unendlich viel Energie. 

Gerade eine Familie lebt durch andere Qualitäten von Zeit: Kinder brauchen Vater und Mutter, die präsent sind und emotional verfügbar. Die Gewissheit, meine Eltern sind voll und ganz da und es gibt im Moment nichts Wichtigeres als mich, gibt den Kindern Selbstwert und -vertrauen. 

Das ist nicht möglich, wenn ich beim Abendbrottisch sitze, mein Kopf jedoch noch bei der Besprechung oder am Schreibtisch sind. Körperliche Anwesenheit reicht nicht für starke Beziehungen. 

Ein weiterer Punkt, warum die alten Modelle nicht mehr passen: wir müssen heute 100-mal mehr Entscheidungen in einer Arbeitsstunde fällen als unsere Großeltern. Vor 50 Jahren war die Taktung nicht so hoch und harte Arbeit war ein Erfolgsgarant. Das ist es heute nicht mehr: ich kann mich heute mit tüchtiger, harter Arbeit auch totarbeiten, weil die Möglichkeiten unendlich mehr sind. 

Heute sind neben der intensiven, zielgerichtete Arbeit die bewussten Pausen für die mentale Stärke notwendig. 

Neben der Facetten der Selbstführung für einen erfolgreichen 5 Stunden Business-Tag, ist der nächste wichtige Step, die 

4 Tage Woche: Klarheit über Deine nicht delegierbaren Kernaufgaben

Das sind die Aufgaben, die unbedingt bei Dir bleiben müssen, damit Du jederzeit einen Überblick hast und weißt, wo Du mit Deiner Firma stehst und souverän steuern kannst. 

Je nach Firmengröße sieht die Ausgestaltung unterschiedlich aus. Jedoch gehören diese Themen dazu: 

• Gestaltung der Unternehmenskultur und kooperative Teamführung, 
• Strategiearbeit und Richtungsentscheidungen treffen, 
• gemeinsamer Review und Soll-Ist-Vergleich mit den Verantwortlichen

Darüber hinaus trägt in jeder Unternehmensgröße entscheidend zum Erfolg bei: 

4 Tage Woche braucht zeitgemäße Formen der Team- und Mitarbeiterführung

Die Aufgaben, die delegiert werden können, müssen delegiert werden. Zur Erinnerung: Delegieren bedeutet, dass der Mensch dafür mit den entsprechenden Ressourcen ausgestattet wird und für das Ergebnis Verantwortung trägt. Der Mitarbeitende kann an dieser Aufgabe wachsen.

Das Gegenteil dazu ist es, eine Aufgabe zu übertragen. Dies bedeutet, dass der Mitarbeitende nur ein Puzzlestück, einen Assistenzjob auszuführen hat und keinen Blick für das Gesamtgefüge entwickelt.

Die komplexen Herausforderungen heute, brauchen eine entsprechende Form der Entscheidungsfindung und der Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass zum einen für nachhaltige Lösungen das Know-how aller gefragt ist. Und zum anderen, dass schnelle Entscheidungen Klarheit über die eigenen Kompetenzen brauchen. Und vor allem ist ein angstfreies Betriebsklima entscheidend, das das Übernehmen von Verantwortlichkeiten fördert.

Einer der Gamechanger im Zusammenhang mit dem 5 Stunden Business-Tag ist die Frage, ob höchste Priorität die Anwesenheit oder das Ergebnis hat. Konsequent zu Ende gedacht bedeutet dies, dass Vertrauensarbeitszeit die entsprechende Lösung ist.

Dies ist ein ganz eigenes, umfangreiches Thema. Jedoch benenne ich die wichtigsten Punkte

• Professionelles Delegieren mit Zutrauen in Deine Mitarbeitenden und Deine Entscheidung, für „Rückdelegation“ und Verwicklungen nicht zuständig zu sein
• Dein Team smart zu führen, dass es mit Freude eigenständig arbeitet und Herausforderungen meistert
• Eine Meetingkultur und Kommunikation mit den Mitarbeitenden, die Ergebnisse und Ziele unterstützen und nicht in erster Linie Zeit fressen. 

Über die Selbst- und Teamführung hinaus, gibt es eine alles entscheidende Kraft im Unternehmen. Was Du für Deinen 5 Stunden Business-Tag brauchst, ist eine  

4 Tage Woche braucht eine entsprechende Unternehmenskultur, …

… in der Systeme und Verantwortlichkeit selbstverständlich und Strategie und Konzepte keine Fremdwörter sind.

Ich weiß von meinen Kund*innen, dass sie vor unserer Zusammenarbeit mit ihrer klaren Entscheidung für konzentriertes, effektives Arbeiten gescheitert sind. Dies lag nicht an ihnen, sondern am Umfeld. 

Ein System ist immer mächtiger, als eine einzelne Person. Deshalb ist ein entscheidender Punkt, wie Du Einfluss auf die Kultur des Unternehmens nimmst. Oder anders gesagt: Ist es Dir möglich, nachhaltig die Unternehmenskultur zu gestalten? Da dies “Chefsache” ist, stellt sich die Frage: Bist Du Chef*in und hast Entscheidungsgewalt? 

Wenn Du auf diese Frage mit JA antwortest, dann ist das prima. Geh es an. 

Wenn Deine Antwort NEIN lautet, dann achte darauf, dass Du Dich nicht völlig verausgabst mit Deiner Idee. 

98 % der Mitarbeitenden wollen einen guten Job machen. Das Problem ist oftmals, dass nicht definiert und transparent ist, was gute Arbeit in der Firma, an diesem Arbeitsplatz ausmacht. 

Das hat verschiedenen Auswirkungen. Unter anderem, dass oft das Engagement und die Arbeitsqualität des Mitarbeitenden an seinen Überstunden festgemacht wird. Das führt zu einer Arbeitsmoral, die Anwesenheit statt Ergebnisse belohnt. 

Bei meiner Frage, was im Unternehmen wichtiger sei: Ergebnisse oder Anwesenheit? Bekomme ich von den Verantwortlichen immer die Antwort: “Ist doch klar: Ergebnisse!” Wenn ich mit den Mitarbeitenden sprechen, dann klingt es anders. Denn manchmal liegen zwischen Absichten und konkreten Handeln ein Unterschied und entscheidend sind immer die tatsächlichen, selbstverständlichen Aktionen im Alltag. Also, was wird in Deinem Unternehmen ganz konkret im Alltag betont und belohnt? 

Es finden ständig Bewertung statt, was gute Arbeit ist. Die Frage ist, ob diese Bewertungen bewusst sind oder ein Eigenleben führen. 

Wichtig ist eine Führungskultur, die Eigenverantwortung belohnt und in erster Linie von Vertrauen geprägt ist

und nicht von kleinteiliger Kontrolle. 

Hier entscheidet sich, ob der Nachfolger, die Nachfolgerin einsteigen. Sie haben Lust auf Herausforderungen, jedoch unter anderen Rahmenbedingungen als Mutter und Vater und wie oft bisher üblich. 

Unerlässlich ist eine klare, gemeinsame Vorstellung im Unternehmen, wo sie mit der Firma in 3 bis 5 Jahren stehen wollen. Ob diese den Namen Vision oder Leitbild trägt, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass sie zusammen demselben Leitstern folgen. 

Davon leiten sich die Strategie und die Jahresziele ab. Diese haben Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen: die Abläufe und Prozesse, auf den Grad der Innovation und Digitalisierung, auf Priorisierung der Kunden, auf die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit. 

Dieses gemeinsam zu erarbeiten ist viel einfacher, als viele denken: eine zweitägige Klausurtagung mit einer Zukunftswerkstatt und der Erarbeitung des Veränderungsprozesses, mit professionellem Handwerkszeug, sind eine prima Möglichkeit sich im Team oder Führungskreis gemeinsam auszurichten. Eine solche Veranstaltung setzt viel Motivation frei, sich der Herausforderung zu stellen. 

Übrigens, ist eine gemeinsame Zukunftswerkstatt auch eine prima Veranstaltung in Deiner Unternehmerfamilie. Die zusammen entwickelte Vorstellung über die Zukunft der Familie minimiert sehr die Reibereien, weil alle auf ein gemeinsam vereinbartes Ziel schauen. 

Dieses Bild von der Zukunft zu verdeutlichen und in verbindliche Absprachen und Maßnahmen zu gießen, macht aufreibende Diskussionen oder gar Grabenkämpfe im Alltag überflüssig. 

Merke: Die Entscheidung über die individuelle Arbeitsweise kann die Nachfolge-Unternehmer*in für sich fällen. Ob es eine bewusste Entwicklung oder gar Transformation in der Unternehmenskultur gibt, ist eine Entscheidung dessen, der die Gesamtverantwortung trägt …

Diese Ausrichtung auf eine produktivere Arbeitsweise der einzelnen hin zu einem 5 Stunden Business-Tag im Unternehmen, ist kein “Nice to have”. Es geht um Motivation, Engagement, Flexibilität und Produktivität der Mitarbeitenden. Was das in absoluten Zahlen heißt, lässt sich jedes Jahr in der Gallup Studie nachlesen. Es geht um nicht mehr als die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. 

Entscheidend: Eine Kultur in der Unternehmerfamilie, die Unternehmen und Familie punktuell getrennt sieht

Wenn in einer Unternehmerfamilie sich 24 Stunden alles um die Firma dreht, dann ist der 5 Stunden Tag nicht möglich. Punkt. 

Dies ist eine große Gefahr in Unternehmerfamilien: dieser permanente Austausch, auch immer mit denselben Menschen, führt dazu, dass ständig die eigenen Denkschleifen wiederholt werden. Die Frage ist, wie neue Ideen und Anregungen ins Unternehmens- und Familiensystem kommen. Angesichts einer sich immer schneller drehenden Geschäftswelt ist dies ein zentraler Punkt für die Zukunft des Unternehmens. 

Dafür ist nötig, dass sich die Haltung und Kommunikation verändert und es Grenzen gibt: zwischen Privat und Beruf. 

Mein Rat: legt gemeinsam Orte und Zeiten für Themen fest, wie zum Beispiel: 

• Der Esstisch ist der Ort für die Themen der Kernfamilie. Keine Firmenthemen, keine Anrufe oder E-Mails mal eben schnell!
• Das Wohnzimmer ist der Ort für die gemeinsamen Familienfeiern. Kein Meeting oder Gesellschafterversammlung mal eben nebenbei! Dafür ist der Besprechungsraum im Hotel der richtige Ort. 
• Das Schlafzimmer ist der Ort für die Entspannung und Paarbeziehung. Nein, vor dem Einschlafen keine E-Mails checken!
• Das Büro ist der Ort für die E-Mails, Arbeit und Absprachen. 

Dein 5 Stunden Business Tag ist möglich. Es ist einfach, jedoch nicht leicht, es gibt dafür keinen Knopf und keine Pille. Die Entscheidung für einen Prozess der Transformation verändert das Leben von Menschen und das Unternehmen. 

Meine Empfehlung ist, sich für diesen Change-Prozess unterstützen zu lassen, damit die verschiedenen, relevanten Puzzle-Teile sich auch zu einem stimmigen Bild zusammenfügen. Das gilt für den (Nachfolge-) Unternehmer*in, sich eine Community zu suchen, die “New Work” für sich lernen. Wie bei allem neuen, das wir lernen, sind die Irritationen bei sich selbst und den anderen hoch. 

Und auch für das Unternehmen, weil jede Veränderung Widerstände hervorruft und Interventionen der Verantwortlichen, den Prozess fördern oder behindern. 

Woher ich das alles weiß? 

Ich bin Lioba Heinzler, Supervisorin und Business Coach DGSv. Das heißt, dass ich nicht nur 1:1 mit Selbstständigen und Unternehmer*innen arbeite, sondern auch mit der Dynamik in Teams und Unternehmerfamilien. Ich weiß um die Wirkungen und Auswirkungen in der Organisation. 

Mein Arbeitsschwerpunkt ist der Prozess der Unternehmensnachfolge. Dieser hat sich im Laufe der letzten 20 Jahre entwickelt, weil der Generationswechsel der größte Change Prozess in einem Unternehmen ist und für alle Beteiligten eine steile Lernkurve bedeutet ;-). 

Mir geht es in erster Linie darum, dass Nachfolge-Unternehmer und Zukunfts-Unternehmerinnen, ihre ambitionierten Ziele leichter und mit Freude erreichen. 

Dies gelingt nur durch eine hohe Arbeitszufriedenheit ohne permanente Überforderung und Überlastung.

Ich arbeite mit ganzen Unternehmerfamilien oder mit dem Führungskreis in Unternehmen, um miteinander zu überlegen, was den Zusammenhalt und die Zukunft des Unternehmens stärkt. 

In dieser Arbeit ist mir bewusst geworden, dass das, was ein Unternehmen attraktiv für den Verkauf oder für die Nachfolge in der Familie oder durch Mitarbeitende macht, sind dieselben Faktoren, die schon heute dem Unternehmer, der Unternehmerin mehr Freiheiten schenken.

Meine Einschätzung, was den Unternehmer der Zukunft, die Zukunfts-Unternehmerin ausmachen:

1. schnelles Entscheiden: Klarheit in Vision und Zielen ist Voraussetzung
2. agile Arbeitsweise: flexibles Team, das Wissen teilt und kooperiert
3. tragfähige Systeme und Prozesse: unabhängig von Personen und Positionen
4. Vision- & Klausurtage: Freiräume zum Lernen, der Reflexion und des Weiterdenkens.

Dafür ist für mich die bewusste Selbstführung DAS entscheidende Fundament für eine herausragende Teamführung und damit Unternehmensführung der Zukunft.